Заправка гсм по топливным картам

Содержание

Самые выгодные топливные карты для физических лиц – выбираем лучшую

Сегодня программы и карты лояльности имеют почти все заправочные станции. Топливные карты позволяют обычным людям не только экономить на бензине, газе и дизеле, но и контролировать расход горючего.

Существуют еще и подарочные карточки для физлиц – отличный вариант для любителей акций и скидок. Кредитки лучше выбирать тем, кого интересует доступ к лимиту заемных средств.

Учет топливных карт в бухгалтерском учете

Топливную карту также называют заправочной картой и бензиновой картой.

Топливная карта для юридических лиц — это метод расчета за ГСМ на АЗС. Топливные карты для физических лиц аналогично могут применяться, однако в нашем обзоре мы остановимся на особенностях работы с топливными картами для ИП и юрлиц.

Рассмотрим, как работает топливная карта. Организация или ИП заключает договор на топливные карты с выпускающей их компанией. Это может быть поставщик топлива или посредник. По одному договору допускается получение нескольких карт.

Организация принимает топливные карты на учет в бухгалтерии (как это сделать, мы опишем ниже) и выдает сотрудникам. Как правило, это водители, но заправочную карту может получить любой сотрудник, который по своим рабочим обязанностям перемещается на авто и заправляет его бензином. Это может быть директор, менеджер, курьер и так далее. Иными словами, оформить топливную карту могут не только транспортные организации, но и любые другие, где используется транспорт для предпринимательских целей.

Сотрудники расплачиваются на заправках не наличными деньгами, не корпоративными картами, а топливными. Таким образом, можно пользоваться топливной картой как любой другой банковской картой — в качестве средства платежа.

В конце месяца (или с иной периодичностью) организация — эмитент топливных карт представляет отчет по потраченным средствам, а также полный пакет закрывающих документов, который включает в себя и счета-фактуры.

Ведомость учета выдачи ГСМ

Всем предприятиям, деятельность которых связана с оказанием логистических услуг, и имеющим на своем балансе транспортные средства, нужна ведомость учета горюче-смазочных материалов (ГСМ). В этом документе в полной мере отображается, когда, кому и в каком объеме было оплачено использование топлива или других горюче-смазочных материалов. Для бухгалтера логистической фирмы эта бумага – одна из наиболее часто заполняемых.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Ведомость нужна только тогда, когда приобретение ресурсов осуществляется через подотчетное лицо.

Если компания выдает (приобретает) работникам топливные карты, то все расходы фиксируются на них и потом, в конце месяца, списываются. Но покупку этих карт также придется проводить и документально оформлять.

Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2021 году

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Как вести учет бензина по топливной карте

учет бензина по топливным картам

Учет топлива на предприятии ведет водитель, механик (главные механик) и бухгалтер. Если автопарк большой, то к этой работе привлекают диспетчера, которого контролирует механик и бухгалтер.

Инструкция: бухгалтерский и налоговый учет топливных карт в бюджетной организации

Учет топливных карт в бухгалтерском учете — это способ контроля над бланками строгой отчетности, по которым ведется поступление и расходование горюче-смазочных материалов в организации.

Что такое топливная карта и как ее использовать

Основные преимущества этого финансового инструмента — быстрота, безопасность и удобство. Что такое топливная карта сегодня? Это платежное средство с возможностью получать бонусы и подарки от эмитента. В расчетах не участвуют наличные денежные средства, а списание средств контролируется оператором. Еще одно преимущество — возможность махинаций с безналичным пластиком стремится к нулю. Область применения этого платежного средства не ограничена куплей-продажей горючего. Этот финансовый инструмент используется для покупки сопутствующих товаров:

  • машинные масла;
  • мойка;
  • незамерзайка и другие расходники;
  • хот-доги, бургеры, сигареты и газировка.

Ассортимент приобретаемых товаров и услуг зависит от компании-эмитента и владельца карточки. Владелец может ограничить использование платежного инструмента только приобретением горючего. А может и не ограничивать, распространив его действие на весь ассортимент заправки.

Инструкция: составляем приказ о передаче топливной карты сотруднику

Приказ о закреплении топливных карт за сотрудниками — это распоряжение директора, которое определяет особый порядок расчета за горюче-смазочные материалы и устанавливает лимиты платежей. Локальный акт помогает оптимизировать расходы на ГСМ и упростить их бухгалтерский учет.

Способы получить заправочную карту

  1. Купить топливные карты для физических лиц можно на АЗС либо у процессинговой компании – средняя цена составит 500 рублей, есть бесплатные продукты.
  2. Получить при участии в программе лояльности бесплатно – периодически акции устраивают все популярные сети.
  3. Найти на Авито или аналогичном ресурсе – часто карты предлагают с балансом.

Законные основания

Форма существует с того момента, как Госкомнефтепродукт СССР 15 августа 1985 года (№06/21-8-446) ее утвердил. Несмотря на множество редакций, суть бумаги остается прежней, она показывает свою актуальность, переиздается и остается значимой для многих организаций.

Что такое топливная карточка

Это специальное платежное средство, которое позволяет юридическим лицам приобретать горюче-смазочные материалы для хозяйственных нужд. Воспользоваться им вправе только те организации и компании, которые заключили договор с поставщиком ГСМ, предусматривающий выдачу топлива по пластиковым карточкам.

Заправочные карточки бывают разных видов. Например, с денежным лимитом: при покупке топлива с баланса списывается сумма, равнозначная стоимости покупки. Бывают количественные карточки, тогда при очередной заправке с баланса карточки списывается количество литров топлива.

Детальный учет топливных карт в бухгалтерии позволяет контролировать движение топлива и его расход по каждому ответственному работнику или транспортному средству.

как выглядит топливная карта

Из этой статьи Вы узнаете:

Как отчитываться водителям

Как отчитываться механику

Обычно механик или главный механик заполняет реквизиты путевого листа на основе чеков, предоставленных водителем, указывает маршрут, марку и номер автомобиля, ФИО водителя и километраж за смену.

Ещё в обязанности механика включают:

  • подсчет остатка топлива на начало и на конец смены,
  • расчет расхода по норме и фактический остаток.

После заполнения, механик отдаёт путевой лист диспетчеру, а он пересылает его бухгалтеру. Во всяком случае, так должно быть согласно приказу «МинТранса» №152.

Есть компании, где на механика (нет должности старшего, главного механика, диспетчера) взваливают работу по движению горючего в автопарке и заполнение ведомостей. В таком случае бухгалтер требует авансовые отчеты, таблицу движения топлива и заправочные ведомости с механика.

Эта система функционирует ещё с СССР. Где-то лучше, где-то хуже. Что изменится, если начальство внедрит топливные карты? Как учитывать бензин по картам?

за движение горючего в автопарке и заполнение ведомостей отвечает механик.

Как правильно выдать карту водителю

Прежде чем оформить закрепление топливных карт за водителями, руководителю учреждения необходимо разработать специальный норматив, в котором регламентирован порядок работы с ТК. Допустимо прописать нормативный регламент в трудовом договоре с работником, либо оформить дополнительное соглашение к трудовому контракту.

Образец положения о работе с топливными картами в учреждении

Когда вопрос о нормативном регулировании решен, следуйте алгоритму, как выдать водителю топливную карту, из трех шагов:

Шаг 1. Издайте приказ о передаче ТК.

Специальной формы распорядительного документа нет. Подготовьте приказ в произвольной форме.

При составлении учтите, что ТК допустимо закрепить не только за работником, но и за транспортным средством. Например, если за одним автомобилем закреплено несколько водителей.

Образец приказа о закреплении топливной карты

Шаг 2. Оформите акт приема-передачи.

Акт оформите в произвольной форме. В документе отразите факт передачи ТК от руководителя работнику. Удостоверьте факт передачи подписями сторон.

акт приема передачи топливной карты

Если в учреждении топливные карточки часто передаются от одного сотрудника другому, то каждый раз оформлять акт приема-передачи нецелесообразно. Рекомендуем завести журнал учета движения топливных карт и оформить закрепление топливной карты за автомобилем — такой вариант удобен, если к управлению одним транспортным средством допущено несколько водителей, которые работают посменно. В таком случае шофер, завершивший смену, передает ТК ответственному и делает запись в журнале учета. Сотрудник, заступающий на смену, получает карточку и делает соответствующую отметку в регистре.

Образец приказа о закреплении топливных карт по машинам

Шаг 3. Обеспечьте учет ГСМ.

Это последний шаг инструкции, как закрепить топливную карту за сотрудником. Движение ГСМ по топливным картам придется отражать в разрезе каждой ТК учреждения:

  1. Пополнение баланса карточки — это выплата аванса поставщику.
  2. Очередная заправка водителем по ТК — это покупка топлива. Оформляем зачет аванса.
  3. Путевой лист водителя — это основание для списания ГСМ.

В противном случае принять топливные расходы к бухгалтерскому и налоговому учету нельзя.

На основании чего выдается топливо

Выдача ГСМ производится строго при наличии путевых листов у водителя. Никакие расписки, справки или заявления не могут быть основанием для формирования документа. Для того чтобы убедиться в факте предъявления, бухгалтер (или любое другое назначенное материально ответственное лицо за ГСМ) расписывается в путевом листе, а водитель – в ведомости.

Проверяющие органы обычно интересуются, обоснованы ли расходы налогоплательщика. Кроме того, нужно доказать, что расходование горюче-смазочных материалов прямо или косвенно связано с получением дохода конкретной организацией.

Согласно п. 1 ст. 264 НК РФ траты, связанные с приобретением бензина, газа и других видов ГСМ, вполне возможно учитывать как в бухучете, так и в налоговом учете.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 368, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

Как отчитываться водителям

Покупать бензин по топливной карте удобнее. Потому что не надо составлять авансовый отчет, отвечать за наличные деньги или топливные талоны, выданные бухгалтерией на оплату ГСМ, мойку автомобиля и сопутствующие покупки на АЗС. Но путевые листы и чеки использовать все равно придется.

Покупая топливо по топливной карте, водитель обязан отчитаться. Для этого нужно:

  • взяв чек, в котором указана дата и количество залитого в бак топлива,
  • приложить чек к путевому листу,
  • указать в путевом листе номер топливной карты.

Это нужно, чтобы:

  • документально подтвердить покупку,
  • сверить цифры при взаиморасчетах с топливной компанией,
  • механик и бухгалтер мог проконтролировать водителя, исключив расход бензина в личных целях.

Если возникнут сомнения, что электронная система расходов на ГСМ работает правильно, то опасения можно развеять или подтвердить при помощи чеков.

Особенности работы с топливными карточками

Порядок получения и использования топливных пластиковых карточек устанавливает поставщик ГСМ. Условия следует прописать в договоре на поставку топлива. Предусмотрено несколько вариантов:

  1. Карта передается в собственность организации. Затраты на покупку, обслуживание и перевыпуск полностью ложатся на покупателя ГСМ (организацию).
  2. Карточка — собственность поставщика. Организация-покупатель получает ТК во временное пользования. В таком случае ТК возвращается поставщику по окончании срока договора.
  3. Иной вариант. Например, компания приобретает разовую карту, которая не пополняется, а аннулируется после полного израсходования баланса (денег или литров). Но такой способ используется крайне редко и не выгоден для покупателя, так как цены топлива при таком варианте расчетов завышены.

Для организации ТК — бланк строгой отчетности, подлежащий особому учету. Организация обязана прописать порядок учета бензина по топливным картам в бухгалтерии в учетной политике.

Зачем составляют приказ

Раньше использовался такой порядок расчетов за ГСМ:

  1. Водитель писал заявление о выдаче подотчетных средств.
  2. Приобретал топливо.
  3. Составлял авансовые отчеты и прикладывал чеки.

Эта схема позволяла исказить реальные цифры, шоферы могли использовать служебные машины в личных целях и заправлять их на деньги работодателя. Теперь процесс полностью автоматизирован и бухгалтер полностью отслеживает оборот ГСМ посредством ТК.

Система позволяет увидеть фактические расходы ГСМ и суммы, потраченные на заправку. Для организации процесса необходимо разработать специальное положение и издать приказ о закреплении топливной карты за автомобилем или за сотрудником.

Ознакомьте водителя с новой системой оборота ГСМ в учреждении. Его подпись под распоряжением означает согласие работать по новым правилам. После этого необходимо внести изменения в трудовой договор: включите в него новые функциональные обязанности служащего или составьте дополнительное соглашение. Как только оно подписано, составьте акт приема-передачи и выдайте ТК.

Область применения

Для чего нужны топливные карты? Для покупки, получения, учета топлива и автоматизации расчетов за него. Количество автомобилей неуклонно растет, как и потребность в горючем. Покупка его за наличные деньги или по топливным талонам становится все менее практичным решением для организации. В этой связи удобнее использовать иные платежные средства, позволяющие не только оплатить топливо, но и следить за его расходом. Кроме того, при утрате пластика есть возможность ее моментально заблокировать и в последующем перевыпустить, в отличие от тех же талонов.

Рейтинг лучших заправочных карт

При выборе компаний для рейтинга мы учитывали охват сети АЗС, размеры скидок и финансовые условия сотрудничества.

  1. Роснефть с программой лояльности «Семейная команда». Помимо комплекта из трех бонусных карточек, АЗС дает 5% скидку на дизель, посещение ресторанов, кафе партнерской сети.
  2. Газпромнефть – предусмотрено повышение статуса карточки от серебряного до золотого и платинового, что влияет на количество начисляемых бонусов.
  3. Лукойл – каждые потраченные 50 рублей приравниваются к 1 бонусу. Их можно менять на рубли по курсу 1 к 1. Есть виртуальный аналог бонусной карточки – в мобильном приложении.
  4. Neste – пластик со скидкой 50 копеек за литр топлива на именных заправках, 15% – на услуги мойки, льготной рассрочкой на 50 дней.
  5. Shell – продукт «Клаб Смарт» позволяет собирать бонусы для обмена на подарки, EuroShell – заправляться в РФ и Европе.

Как выглядит и заполняется документ

В бумаге имеется три части:

  • Введение, верхняя часть. В ней указываются порядковый номер ведомости, название самой организации, марка, наименование выдаваемого нефтепродукта, дата, ФИО ответственного за совершение выдачи.

Ведомость учета гсм. Часть 1.

  • Средняя часть ведомости. Она представлена таблицей с графами для заполнения. В ней обязательно указывается: модель и номер авто, номера путевых листов, ФИО водителя, его табельный номер, сколько выдано ГСМ в литрах цифрами и прописью.

Важный момент! Подпись водителя должна стоять непосредственно в таблице, в последнем столбце, напротив номера каждого путевого листа (если их несколько).

Также в табличной части упомянуты талоны на получение. Если организация выдает бензин через транспортные карты, то наличие этого столбца необязательно.

Ведомость учета гсм. Часть 2.

  • Заключительная часть бумаги. Она находится на обороте и состоит из фразы «Всего по ведомости номер______выдано______». Также в конце расписывается тот, кто проводит выдачу, и тот, кто проверяет указанную в доверенности информацию. В самом конце ставится печать организации.

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ФСБУ 5/2019 “Запасы”.

Важно! С 2021 года учет МПЗ ведется в соответствии с новым федеральным стандартом ФСБУ 5/2019 “Запасы” (он заменил ПБУ 5/01). О том, как изменились правила учета МПЗ, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете посмотреть разъяснения, если получите пробный доступ к правовой системе. Он бесплатный.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

Есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Топливные карты отпустили сотрудникам: как учесть

Далее топливные карты передаются работникам. Для этого нужно приказ о закреплении топливной карты за конкретным водителем. Приказы не имеют унифицированных форм. Приказ о закреплении топливной карты создается на обычном бланке приказа предприятия, который применяется и в иных случаях. Пример приказа вы можете бесплатно скачать по ссылке в начале нашей статьи.

Кроме того, необходимо заполнить журнал выдачи топливных карт, согласно которому топливные карты выдаются работникам под подпись. Форму журнала организация разрабатывает самостоятельно. Пример бланка журнала учета топливных карт для юридических лиц вы можете скачать в начале нашей статьи бесплатно.

Передача карт на топливо оформляется таким образом:

После отнесения затрат на топливные карты в расходы их учет в бухгалтерии не прекращается. Учет карт на бензин ведут на счете 012, который находится за балансом.

Если карты достались бесплатно и никаких проводок, отраженных в балансе, не делалось, то при передаче заправочных карт сотрудникам также не нужно не делать никаких дополнительных проводок.

В итоге в обоих случаях после передачи топливных карт есть забалансовый счет 012, на котором отражены заправочные карты, закрепленные за организацией.

Учет по топливным картам в 1С 8.3 производится с помощью обычных операций:

  • оприходование карт для заправки — функционал «Поступление»;
  • отпуск карт для заправки — функционал «Требования-накладные».

Как отчитываться механику, когда ввели топливные карты

Работа механика не меняется. Потому что путевые листы остаются и являются официальным документом, подтверждающим, что этот автомобиль и водитель выезжали из автопарка по записанному маршруту.

Затраты ГСМ считаются по путевому листу, поэтому механик должен точно знать сколько топлива:

  • было в баке машины при выезде из парка,
  • водитель залил в бак на маршруте,
  • осталось в автомобиле в конце смены.

Сравнив норматив и фактический расхода горючего, механик выдает заключение о перерасходе или экономии топлива.

Есть и плюсы. Когда механик имеет допуск к личному кабинету с топливными картами, он может сверить чек и показания программы. Расхождение между программой и путевым листом может свидетельствовать о том, что водитель использовал часть топлива в своих интересах. Эту работу может выполнять как диспетчер, так и бухгалтер, у которого должен быть доступ к топливным картам.

Выдает топливные карты диспетчер, механик или бухгалтер. Уполномоченное лицо ведет журнал выдачи топливный карт. Для внутрикорпоративного учета в журнале отмечают следующую информацию:

  • модель и гос. номер транспорта,
  • ФИО водителя и личная подпись,
  • дата выдачи топливной карты,
  • дата, когда карту надо вернуть.

Читайте вторую часть статьи: «учет бензина по топливным картам в бухгалтерии».

Содержание приказа

Для учреждения выпускают два типа ТК — основную для бухгалтерии и персональную для водителя. Распоряжение готовим для личной карточки шофера. Помимо факта передачи зафиксируйте и ограничения по суммам на каждый месяц. Отдельный приказ об установлении лимитов по топливным картам не нужен.

Необходимые составляющие приказа:

  1. Сведения об организации (используется фирменный бланк), основные реквизиты (номер, дата, место выпуска).
  2. Основания для издания: оптимизация затрат на горюче-смазочные материалы, контроль за оборотом топлива в учреждении.
  3. Суть распоряжения: использование в организации ТК, закрепление их за водителями или автомобилями.
  4. Список пользователей: перечислите всех служащих, которым выдадут индивидуальные карточки.
  5. Информация по каждой ТК: наименование, номер, лимиты и срок действия.
  6. Меры ответственности за нарушение установленных лимитов (при необходимости). Если эти меры не обозначены в допсоглашении к трудовому договору, пропишите нормативы здесь: обоснование превышения лимитированных затрат, компенсация нарушений и правила расходования остатков по карточке.
  7. Перечень ответственных за исполнение лиц.

Вот примерный шаблон — образец приказа на выдачу топливных карт сотрудникам и определение расходных лимитов:

Разновидности

На рынке предлагаются различные варианты этих платежных средств. Итак, топливные карты — что это такое? По каким признакам их классифицируют? Виды топливных карт бывают такие.

В зависимости от статуса держателя:

  • для юридических лиц;
  • для физических лиц.

По способу хранения информации:

  • с магнитной полосой;
  • со штрихкодом;
  • с микрочипом.

По количеству обслуживаемых АЗС:

  • однобрендовые (Ликард). Эмитируются одной сетью АЗС и используются только в ее пределах;
  • мультибрендовые (Вездеход, Е-100). Позволяют заправляться на различных АЗС.

По способу учета потребления:

  • литровые — учет топлива ведется в литрах (в условиях постоянного роста цен они наиболее удобны, так как позволяют фиксировать стоимость литра горючего);
  • денежные — расчеты сразу производятся денежными средствами (используются, когда необходимо закупать различные виды топлива).

По наличию лимитов:

  • лимитированные — ограничивается литраж или денежный эквивалент на период, который определяет владелец;
  • безлимитные — объем заправки ограничен только доступной суммой денежных средств на специальном счету.

Какие карты самые выгодные?

единая топливная карта для физлиц

Без привязки к бренду выпускают универсальные продукты.

Какую топливную карту выбрать физлицу – вопрос личных предпочтений. Карты предполагают разные условия использования. Идеальных для всех вариантов нет.

Критерии выбора:

  1. Охват – будете вы ездить только по городу или в регионы тоже. Для маршрута работа-дома выберите ближайшую автозаправку, которая предлагает самые выгодные условия.
  2. Скидка с учетом реальной цены топлива на заправке. Уточните, на каких АЗС сети действует дисконт (бывает, что не на всех).
  3. Блокировка и ее условия – пластик блокируется при остатке определенной суммы на счете. Карты, дающие беспроцентный кредит на 10-30 дней, имеют преимущество в использовании.
  4. Обратите внимание на цену самого пластика, обслуживания. Следите, чтобы не было лишних штрафов и платежей при расторжении договора.
  5. Количество бонусов, которое начисляется при заправке. Обратите внимание на то, можно ли оплатить баллами всю стоимость топлива и другую продукцию на АЗС.
  6. Доступ к личному онлайн-кабинету и управлению балансом с телефона. Не у всех заправочных станций разработано мобильное приложение.

Подробнее о каждом продукте и продаже топливных карт, вы узнаете из обзоров на нашем сайте.

Аналоги путевого листа

Помимо путевых листов, подходящей основой для заполнения могут считаться:

  • для спецтехники – специализированные маршрутные листы;
  • для спецтехники – рапорты о работе;
  • документы системы контроля пробега и т.д.

Госкомстат России 28 ноября 1997 года принял постановление №78. В нем перечисляются все формы первичной учетной документации, которые могут требовать составления ведомости учета ГСМ. Если учреждение не является автотранспортным предприятием, то четко выполнять все требования унифицированных форм в этом отношении оно не обязано. Но при проверках контролирующими органами будет удобнее пользоваться именно этими формами.

Важно! Храниться эти бумаги должны не менее 5 лет. Если же работник выполнял свои обязанности во вредных, опасных или тяжелых условиях, то согласно Приказу Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года путевые листы сохраняются 75 лет.

Как проводить топливо, купленное по заправочным картам

Учет ГСМ по топливным картам не отличается от учета ГСМ при оплате наличкой, так как применение топливных карт — это лишь способ оплаты бензина.

Учет топлива по топливным картам ведется через проводки:

Для списания ГСМ по топливным картам наличия и использования этих карт недостаточно. Напоминаем, что оплата ГСМ по топливным картам — это лишь подтверждение факта оплаты ГСМ. Для того чтобы принять в расходы затраты на ГСМ, необходимо подтверждение использования ГСМ в предпринимательской деятельности, то есть для получения дохода. Таким подтверждением могут служить путевые листы.

Если организация не относится к транспортным, то для учета трат на бензин в расходах заполнять путевки необязательно. Если на автомобилях установлена система слежения за транспортом — система мониторинга транспорта ГЛОНАСС, то обосновать использование бензина для предпринимательских нужд можно на основании данных, выдаваемых электронной системой слежения. Такими данными могут стать маршруты передвижения автотранспорта.

Нюансы отражения ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете ищите в «КонсультантПлюс». Оформите пробный бесплатный доступ к системе и получите алгоритм действий по учету ГСМ со ссылками на разъясняющие письма и нормативную базу.

Проводки в бухучете по топливным картам

Следующий этап: как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете в 2020 году. Составляем бухгалтерские проводки по такой схеме:

Отражена оплата поставщику за изготовление топливной карточки

Карточка принята к учету в составе прочих материалов на основании товарной накладной

Учтен НДС по ТК

НДС принят к вычету

Стоимость карточки списана в расходы

Рекомендуем вести учет заправочных карточек на забалансовых счетах. Например, по счету 006 для НКО или 03 — для учреждения бюджетной сферы. Поступление ТК отразите по дебету соответствующего забалансового счета. Передачу ответственному работнику отразите внутренним перемещением ТК. Оформите операцию документально. Для этого создаются служебная записка на выдачу ТК и бухгалтерская справка. При списании карты (утрата, аннулирование, возврат поставщику) отразите проводку по кредиту забалансового счета.

Краткий обзор некоторых карт

  • удобный менеджмент, исключающий выделение наличных денежных средств персоналу;
  • полный набор допуслуг и сервиса на заправках;
  • онлайн-управление с прямым доступом к счету, лимитам, разрешениям и документам.

  • можно настраивать отчетность, контролировать потребление топлива и отслеживать транзакции в реальном времени;
  • обмен документами по электронной почте на регулярной основе;
  • возможность настройки уведомлений о подозрительных транзакциях;
  • беспроцентный кредит от 14 дней;
  • возврат НДС;
  • оплата топлива и услуг.

  • возможность приобретения топлива, товаров и услуг на АЗС сети;
  • скидки на все виды топлива, товары и услуги;
  • обслуживание счета в режиме онлайн, текущий остаток средств указывается в каждом чеке;
  • детальная отчетность обо всех покупках по картам.

Возможность выбора предоплатной или кредитной схемы работы.

Практически аналогично Лукойлу с возможностью приобретения топлива со скидкой в зависимости от объемов.

  • возможность оплаты заправки без подключения к сети Интернет (для виртуальных карт);
  • онлайн-управление;
  • могут работать с компаниями, где есть даже один автомобиль.

Электронный вид

Удобнее всего осуществлять оформление этого документа через программу 1С.

В ней существует специальный модуль учета ГСМ. Если в организации используется несколько видов ГСМ, то для каждой разновидности потребуется своя ведомость учета выдачи. Это правило действует как для электронных, так и для печатных документов.

Итоги

Заправочные карты — современное решение вопроса оплаты трат на содержание как автопарка, так и небольшого количества транспортных единиц в организации. Их, как правило, используют для оплаты топлива, но при особых договорных условиях с поставщиком карт ими можно оплатить и шиномонтаж, и автосервис, и прочие сопутствующие траты. Бензиновые карты после списания в бухучете продолжают учитываться за балансом на спецсчете. Для учета карт на заправку ведется журнал, где указано, какому именно работнику была выдана определенная карта.

Преимущества и недостатки

Основные плюсы топливных карт заключаются в следующем:

  1. При заправке не используются наличные денежные средства, что значительно облегчает жизнь как водителю, так и бухгалтеру.
  2. Вся информация о сроках заправок, марке, количестве и стоимости полученного топлива в любой момент доступна к просмотру в личном кабинете, там же есть возможность установить лимит потребления, что упрощает контроль за расходованием горючего.
  3. Многие компании предоставляют различные скидки и бонусы, что значит топливная карта в этом случае, говорить не приходится, когда цена литра бензина ниже, чем при наличном расчете.
  4. Исключены махинации со стороны водителей и(или) операторов АЗС.

Недостатков у такого способа расчетов практически нет. Разве что, приобретая такую карту, становишься жестко привязанным к конкретной сети эмитента АЗС. Но и эту проблему успешно решает использование мультибрендовых карт.

Если ГСМ нужны для иных целей

Бывают ситуации, когда необходимы жидкости, позволяющие не только совершать поездки, но и осуществлять ремонт, ТО и пр. Для того чтобы в этом случае обойтись без путевых листов, пользуются накладными внутрихозяйственного назначения (подписанными МОЛ) либо лимитно-заборными картами (формы М-8 и М-10).

Если ведомость распечатывается, то у нее не бывает титульной части. У документа две стороны. На первой – название, на второй – подписи ответственных лиц и печать.

Проводки для бюджетников

В бухучете бюджетного или автономного учреждения покупку ГСМ по транспортным карточкам отражайте, как обычную покупку топлива. Проводки, как учитывать бензин по топливным картам в бюджете:

Оприходованы ГСМ, полученные по ТК

Пункт 34 Инструкции №174н, п. 34 Инструкции №183н

Приобретение ГСМ по предоплате

Перечислена предварительная оплата топлива поставщику

Пункт 97 Инструкции №174н, пп. 100, 73, 78 Инструкции №183н, п. 367 Инструкции №157н

Забалансовый счет 18

Приняты к учету ГСМ, полученные по ТК

Пункт 34 Инструкции №174н, п. 34 Инструкции №183н

Зачтена предварительная оплата ГСМ

Пункт 98 Инструкции №174н, п. 157 Инструкции №183н

Когда допустима повторная заправка

Если водитель не предоставил отчет об использовании предыдущей «порции» ГСМ, то материально ответственное лицо не имеет права отпускать ему следующую.

Иногда для дополнительного контроля за расходованием топлива на крупных предприятиях вводят специальные талоны с печатью предприятия. Информация об их наличии и номера тоже могут быть занесены в общую бумагу. Неиспользованные талоны благополучно сдаются, на основании чего может быть составлена ведомость возврата талонов.

Порядок аннулирования

Специализированного алгоритма для аннулирования ТК не предусмотрено. В зависимости от причины списания топливных карт, по которым использование карты невозможно, следует издать новый приказ или распоряжение. Это потребуется в следующих случаях:

ТК непригодна к использованию

Если поставщик перевыпустит новую карточку, то придется издать новое распоряжение, в котором руководитель аннулирует действие старой ТК и передает в пользование работнику новую.

Работник уволен или переведен на другую должность

При увольнении или переводе сотрудника на другую должность приказ о передаче ему ТК следует аннулировать. В распоряжении рекомендуем прописать основания для отмены и указать нового сотрудника, который получит ТК.

Например, водитель переведен на должность механика. Право пользование ТК аннулируется, так как работник на новой должности не допущен к управлению транспортным средством.

Работник заболел или ушел в отпуск

В таком случае аннулировать приказ о передаче ТК сотруднику не обязательно. Рекомендуем утвердить распоряжение, в котором руководитель определяет работника, который будет исполнять обязанности водителя на период отсутствия основного работника. Нужен ли приказ о выдаче топливной карты в таком случае? Да, обязательно. Порядок временной передачи ТК закрепите в отдельном распоряжении. Оформите акт приема-передачи и отразите перемещение БСО на забалансовом счете бухучета.

Вот так выглядит акт на списание пластиковой топливной карты в 2020 году:

акт на списание топливных карт образец

Налоговый учет

Если бензин, дизельное топливо или иной вид ГСМ используется транспортной организацией (ее основной вид деятельности связан с перевозкой грузов и людей), то расход идет в качестве материальных затрат. Если предприятие не логистическое по своей основной деятельности, то их нужно учитывать как прочие расходы.

Причем в налоговом учете можно принимать как фактически использованное, так и рассчитанное по формуле количество этого ресурса, в зависимости от удобства расчетов и фиксации.

Если у спецтехники или транспортного средства нет одометра, то составляют акт о списании ГСМ и на его основе производят дальнейший учет.

Как отражать сервисные услуги по карточкам

Стоимость обслуживания ТК, электронных услуг, СМС-уведомлений, предоставления отчетности по балансам карточек, выписок по остаткам следует включить в состав общехозяйственных расходов. Бухгалтерские проводки по сервисным услугам по топливным картам отражают записью:

Дебет 26 Кредит 60 — учтена стоимость обслуживания топливной карты.

Как использовать

Процесс списания денежных средств аналогичен использованию банковской карточки. Разница в том, что оплачивается только горючее или другие сопутствующие товары конкретного продавца. Рассмотрим подробнее, как пользоваться топливной картой. Чтобы заправить машину, водителю необходимо:

  1. Сообщить о предпочитаемом способе оплаты кассиру и озвучить необходимое количество товара.
  2. Вставить носитель в терминал или приложить носитель.
  3. Ввести специальный ПИН-код.
  4. Подписать выданный терминалом чек. Один экземпляр чека остается у водителя.
  5. Осуществить заправку автомобиля (на некоторых АЗС сначала идет заправка, а потом оплата).

При этом списывается со счета либо количество литров топлива, либо эквивалентная его стоимости сумма денежных средств. Чтобы узнать, что именно, когда и как списывается, загляните в договор в раздел «Определение топливной карты». Там указаны литры или деньги и возможные лимиты. Бухгалтер предприятия сможет сразу увидеть всю информацию по транзакции в личном кабинете, а в конце отчетного периода (обычно месяц) получить от поставщика комплект документов, позволяющий списать истраченные средства.

Типичные ошибки в учете и спорные вопросы

Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются бухгалтеры при оформлении и учете ТК:

Ситуация 1. Бухучет ТК ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Самая распространенная ошибка бухгалтеров, на каком счете учитывать топливные карты. Карточка — это бланк строгой отчетности, а не денежное средство. Работник не получает денег на руки, поэтому ТК —- это не подотчет. Учитывайте заправочные карточки на забалансовых счетах (006 — для НКО и коммерческих компаний, 03 — для бюджетников).

Ситуация 2. В учете не отражаются бесплатные карты.

Если ТК получена от поставщика бесплатно, это не значит, что ее не следует отражать в бухучете. Отразите проводку по дебету забалансового счета (006 или 03). Сумму операции оформите по условной цене (1 рубль за единицу БСО).

Ситуация 3. Топливо использовано сверх нормативных затрат.

Сверхнормативные траты ГСМ нельзя принять к учету при налогообложении. Включите такие затраты в состав внереализационных расходов компании.

Ситуация 4. Как учесть траты на доставку и хранение ГСМ.

Транспортно-заготовительные траты на покупку и хранение горюче-смазочных материалов включайте в фактическую себестоимость топлива.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Можно ли вернуть НДС

В стоимость топлива, приобретаемого на АЗС, заложен НДС. У организаций, использующих топливные карты, есть возможность вернуть взносы. Но для этого необходимо соблюдение некоторый условий:

  1. Организация должна быть плательщиком НДС.
  2. Договор на выпуск и использование топливных карт заключен между организацией и топливной компанией.
  3. Поставщик бензина передал организации счет-фактуру, в которой отражено количество, стоимость приобретенного топлива и сумма НДС. Счет-фактура оформляется в соответствии с требованиями постановления 1137.

В этом случае организация вправе заявить возврат НДС со стоимости приобретенного бензина к вычету, отразив операцию в книге покупок и декларации по НДС.

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Егор Новиков
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий